1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности в Обществе с ограниченной ответственностью «ХРОМИНТЕКС» (далее – Оператор) и разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон).
1.2. Оператор: ООО «ХРОМИНТЕКС», ОГРН 1267700243667, ИНН 9729422328, адрес: 119530, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Очаково-Матвеевское, Очаковское шоссе, д. 34, помещ. 10/10, e-mail для обращений по вопросам персональных данных: info@chromeintex.ru.
1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор обрабатывает или будет обрабатывать.
2. Цели, субъекты, состав данных, основания и сроки обработки
Для каждой цели обработки определены категории субъектов, закрытый перечень данных, правовое основание, срок обработки и хранения (ч. 1 ст. 18.1 Закона):
| Цель | Субъекты | Персональные данные | Основание | Срок обработки и хранения |
|---|---|---|---|---|
| 1. Корпоративное управление, регистрационные действия и исполнение обязанностей юридического лица | Учредители, участники, руководитель, заявители и бенефициарные владельцы, а также их представители | ФИО; пол; дата и место рождения; гражданство; паспортные данные; адрес; ИНН; телефон; e-mail; должность; сведения о доле/полномочиях; подпись; реквизиты решений и доверенностей | 14-ФЗ, 129-ФЗ, 115-ФЗ и иные обязанности Оператора (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона) | По срокам корпоративного и архивного законодательства; документы постоянного хранения – постоянно |
| 2. Кадровый учёт, зарплата, обязанности работодателя (налоги, взносы, воинский учёт) | Работники, бывшие работники; члены их семей | ФИО; дата и место рождения; пол; гражданство; паспортные данные; адреса; семейное положение (в объёме, необходимом для гарантий, вычетов, пособий и воинского учёта); ИНН; СНИЛС; телефон; e-mail; образование и квалификация; профессия; трудовая деятельность и стаж; должность; зарплата и выплаты; банковские реквизиты; воинский учёт; временная нетрудоспособность; подпись; ФИО и даты рождения членов семьи (для гарантий и вычетов) | ТК РФ, НК РФ, 402-ФЗ, 27-ФЗ, 53-ФЗ, ПП № 719 (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона – согласие не требуется) | Кадровые документы – 50/75 лет (приказ Росархива № 236); бухгалтерские и налоговые – 5 лет |
| 3. Подбор персонала | Кандидаты | ФИО; дата рождения (если указана кандидатом в резюме); город проживания; телефон; e-mail; желаемая должность; образование, квалификация, профессиональные навыки и опыт работы; ожидаемый уровень оплаты | Согласие кандидата | До завершения подбора, не более 3 мес.; при отказе – уничтожение за 30 дней; кадровый резерв – 1 год (отдельное согласие) |
| 4. Договоры с физлицами, ИП, самозанятыми, продажи физлицам | Стороны и исполнители по ГПХ-договорам; покупатели – физические лица | ФИО; дата рождения; паспортные данные; адрес, в том числе адрес доставки; ИНН; СНИЛС; статус НПД; банковские реквизиты; телефон; e-mail; доходы (при исполнении обязанностей налогового агента); подпись | Договор (п. 5 ч. 1 ст. 6); НК РФ, 402-ФЗ, 422-ФЗ | Срок договора + 5 лет (первичные документы) |
| 5. Договоры с контрагентами-организациями, проверка контрагентов и должная осмотрительность | Представители и контактные лица контрагентов; ИП, руководители, участники и бенефициарные владельцы потенциальных/действующих контрагентов | ФИО; должность/статус; реквизиты доверенности; служебные телефон и e-mail; подпись; ИНН; ОГРНИП; сведения о полномочиях, долях, банкротстве, судебных и исполнительных производствах – только из законно доступных источников | Осуществление прав и законных интересов Оператора и контрагента при заключении и исполнении договора, оценке полномочий, платёжеспособности и налоговых/договорных рисков (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона), при условии соблюдения прав субъекта; нормы ГК РФ о представительстве и обязательствах; ст. 54.1 НК РФ | Период проверки; срок договора + 5 лет; по спору – до его завершения |
| 6. Перевозки, перевозочные документы (в т.ч. ЭТрН), пропуска | Водители перевозчиков | ФИО; телефон; должность; государственный номер ТС; подпись; данные водительского удостоверения и паспорта – только когда они обязательны для конкретного перевозочного документа или пропускного режима | Исполнение обязанностей, установленных транспортным законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона), и законные интересы участников перевозки (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) | Срок хранения перевозочных документов – 5 лет |
| 7. Обращения через сайт chromeintex.ru | Посетители сайта | Имя; телефон; e-mail; наименование организации (если указано); текст обращения; файлы, приложенные к обращению (документы, чертежи, спецификации, изображения), их имена и размеры | Согласие (отдельный чекбокс у формы) | До завершения переписки по обращению + 1 год; файлы – 90 дней с даты получения в хранилище сайта, копия в составе переписки – по общему сроку |
| 8. Работа сайта, веб-аналитика, подтверждение согласий и безопасность | Посетители сайта; пользователи и администраторы систем | IP-адрес; идентификаторы и файлы cookie; URL и источник перехода; сведения о браузере, ОС и устройстве; дата, время и действия на страницах; User-Agent; идентификатор формы/события; текст и версия уведомления/согласия; результат действия; сведения учётной записи и события безопасности | Согласие конклюдентными действиями после cookie-уведомления (ч. 1 ст. 9); технически необходимые cookie – для функционирования сайта; исполнение обязанностей по ст. 18.1 и 19 Закона (п. 2 ч. 1 ст. 6); законный интерес в доказывании правомерности и защите систем (п. 7 ч. 1 ст. 6) | Cookie – по таблице на сайте и настройкам Метрики, при отзыве/ограничении – прекращение в доступной Оператору части; журнал согласий – 3 года после прекращения соответствующей обработки; журналы безопасности – по фактическому сроку ротации (не более 30 дней), при инциденте – до его закрытия и 3 года после |
| 9. Претензионная и судебная работа | Субъекты из строк 1–8 | Данные из строк 1–8 в объёме конкретного спора | Ст. 11, 12 ГК РФ; АПК РФ, ГПК РФ | До завершения производства, исполнения и истечения сроков обжалования/хранения дела |
По истечении срока либо при отзыве согласия (если нет иного законного основания) данные уничтожаются в порядке раздела 5.
3. Специальные категории и биометрия
3.1. Оператор обрабатывает сведения о состоянии здоровья только в объёме, предусмотренном трудовым законодательством (листки нетрудоспособности и медицинские заключения о годности – без диагнозов), – основание п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона (строка 2 таблицы). Иные специальные категории персональных данных не обрабатываются.
3.2. Биометрические персональные данные не обрабатываются. Решения на основании исключительно автоматизированной обработки не принимаются.
3.3. Распространение персональных данных (публикация неограниченному кругу лиц) не осуществляется, кроме случаев отдельного согласия субъекта на распространение (ст. 10.1 Закона).
4. Порядок и условия обработки
4.1. Обработка ведётся смешанным способом (с использованием средств автоматизации и без них), с передачей по внутренней сети Оператора и сети Интернет по защищённым каналам.
4.2. Действия с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.
4.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только:
- в государственные органы и фонды (ФНС, СФР, военные комиссариаты, суды) – в силу закона;
- банкам – для выплаты заработной платы и расчётов (с согласия работника либо по его заявлению);
- операторам электронного документооборота и оператору информационной системы электронных перевозочных документов – для оформления юридически значимых документов;
- контрагентам – в объёме, необходимом для исполнения договоров (реквизиты доверенностей, данные водителей в перевозочных документах);
- ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» (ОГРН 1227800052215, ИНН 7810945525, 420500, Республика Татарстан, г. Иннополис, ул. Университетская, д. 7, оф. 605) – для хостинга сайта chromeintex.ru, его баз, журналов и резервных копий, включая файлы, приложенные к обращениям;
- ООО «РЕГ.РУ Домены Хостинг» (ОГРН 1066312056942, ИНН 6312068502, 141402, Московская область, городской округ Химки, г. Химки, Ленинградская улица, стр. 25) – для обслуживания корпоративной почты на домене chromeintex.ru, в том числе хранения переписки по обращениям;
- ООО «ЯНДЕКС» (119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) – для веб-аналитики по поручению Оператора на условиях сервиса Яндекс.Метрика;
- иным лицам, осуществляющим обработку по поручению Оператора (ч. 3 ст. 6 Закона), – только по договору с обязательными условиями о перечне данных и действий, целях, конфиденциальности, локализации, безопасности, подтверждении мер, уведомлении об инцидентах и уничтожении; ответственность перед субъектом за действия таких лиц несёт Оператор.
4.4. Оператор не инициирует трансграничную передачу персональных данных. Первичная запись и систематизация данных граждан РФ выполняются в базах на территории Российской Федерации: на собственных рабочих станциях/сервере и в инфраструктуре хостинг-провайдера по договору. До утверждения Политики Оператор документально подтверждает адреса баз и условия привлечения аффилированных лиц каждым обработчиком; если фактическая схема предполагает передачу за пределы РФ, она не запускается до отдельной оценки и предварительного уведомления Роскомнадзора.
4.6. Если персональные данные получены не от самого субъекта (например, от контрагента или перевозчика), Оператор до начала такой обработки сообщает субъекту сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 18 Закона: наименование и адрес Оператора, цель и правовое основание обработки, предполагаемых пользователей, перечень данных и их источник, права субъекта. Уведомление не направляется только в случаях, прямо перечисленных в ч. 4 ст. 18 Закона; применимое исключение и подтверждающие документы фиксируются ответственным. Договорная гарантия контрагента не заменяет эту обязанность Оператора.
5. Уничтожение персональных данных
По достижении цели, истечении срока хранения либо при отзыве согласия (при отсутствии иного основания) данные уничтожаются в течение 30 дней; при неправомерной обработке – 10 рабочих дней; если уничтожение в срок технически невозможно – данные блокируются и уничтожаются не позднее 6 месяцев. Уничтожение подтверждается актом, для автоматизированной обработки – актом и выгрузкой из журнала регистрации событий (приказ Роскомнадзора № 179); акт и выгрузка хранятся 3 года.
6. Меры по обеспечению безопасности
Назначены ответственные за организацию обработки и за безопасность персональных данных; изданы локальные акты; проведена оценка вреда субъектам персональных данных (приказ Роскомнадзора № 178); определены уровни защищённости ИСПДн (постановление Правительства РФ № 1119) и реализованы меры приказа ФСТЭК России № 21: разграничение прав доступа, персональные учётные записи, парольная политика, антивирусная защита, резервное копирование, защита каналов связи, учёт носителей; допущенные работники ознакомлены с локальными актами под роспись и обязались соблюдать конфиденциальность; осуществляется внутренний контроль.
7. Права субъектов персональных данных
7.1. Субъект вправе получать сведения об обработке своих персональных данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отзывать согласие, обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.
7.2. Запрос направляется Оператору в письменной форме по адресу Оператора либо на e-mail info@chromeintex.ru и должен содержать сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 14 Закона. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней (срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением субъекта).
7.3. Отзыв согласия не лишает Оператора права продолжить обработку без согласия при наличии оснований, указанных в п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона.
8. Заключительные положения
8.1. Политика пересматривается при изменении законодательства или процессов обработки. Действующая редакция размещается на сайте Оператора chromeintex.ru и доступна по запросу.
Реквизиты Оператора
Общество с ограниченной ответственностью «ХРОМИНТЕКС»
ОГРН: 1267700243667 · ИНН: 9729422328 · КПП: 772901001
Юридический адрес: 119530, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Очаково-Матвеевское, Очаковское шоссе, д. 34, помещ. 10/10
E-mail: info@chromeintex.ru · Тел.: 8 800 444-45-75
Полные реквизиты – на странице Реквизиты. Текст согласия на обработку данных, отправляемых через формы сайта, – на отдельной странице.